Qué es el Plan de Gestión de los Costes del Proyecto
La Gestión del Coste del Proyecto se ocupa del coste de los recursos necesarios para completar las actividades y trabajos del Proyecto
El propósito de la gestión del coste del Proyecto: consiste en estudiar el coste de las actividades + determinar un presupuesto realista + ajustarlo a los fondos financieros disponibles.
Debemos considerar los costes durante todo el ciclo de vida: en cualquier momento del Proyecto se puede incurrir en costes.
Debemos considerar el efecto de las decisiones: sobre los costes del uso, mantenimiento y soporte del resultado, producto y/o servicio del Proyecto, cuando finalmente sea entregado y se opere con él. De esta manera podemos conocer por adelantado los costes y minimizar el riesgo de superar el presupuesto inicial.
A qué se dedica la gestión del coste del Proyecto: a controlar que el coste incurrido al realizar los trabajos del Proyecto, quede por debajo del presupuesto aprobado. Esto incluye la planificación del coste + la estimación de los costes + la estimación de los presupuestos + el control de los costes del Proyecto
La Gestión del Coste del Proyecto incluye: la recomendación + aprobación + implementación de cualquier cambio que se considere conveniente para optimizar el rendimiento del Proyecto.
Planificar la Gestión del Coste del Proyecto
El primer paso para gestionar el coste del Proyecto es la correcta identificación de los trabajos a realizar
Identificar los trabajos del Proyecto: sin está definición exacta será imposible calcular cual va a ser el coste de la implementación del Proyecto.
Como definir los recursos del proyecto: cuando están perfectamente definidos todos los trabajos a realizar en el Proyecto debemos definir que recursos vamos a necesitar para llevarlos a cabo. Existen muchas manera para conseguirlo, histórico de otros Proyectos, juicio de expertos, información de la PMO, experiencia del Director de Proyectos, etc.
Documentar los costes: siempre debemos documentar cómo se estimarán los costes de las actividades del cronograma del Proyecto, cómo se establecerá el presupuesto del Proyecto y cómo se controlará su progreso y los cambios del presupuesto del Proyecto.
Estimar y Controlar los Costes del Proyecto
Estimar los Costes tiene el propósito de establecer la cantidad de recursos monetarios que se requerirán para completar las actividades del Proyecto
El propósito de estimar los costes del Proyecto: tiene el propósito de establecer la cantidad de recursos monetarios que se requerirán para completar cada una de las actividades del Proyecto. Cuando conocemos los trabajos, las tareas necesarias para ejecutar el Proyecto y hemos definido que recursos vamos a necesitar tenemos que calcular cuanto dinero va a costar todo eso.
La experiencia del Director del Proyecto es fundamental: existen múltiples métodos de estimación de esos costes del Proyecto, comparativa con otros Proyectos, juicio de experto, etc. La sabiduría y experiencia del Director del Proyecto juega un papel fundamental.
Los riesgos suelen suponer un coste para el Proyecto: los riesgos suelen llevar aparejados un coste. La experiencia del Director del Proyecto en la identificación de estos riesgos y en trazar adecuados planes de contingencia influye de manera directa en el coste del Proyecto.
El propósito de determinar el presupuesto: tiene el propósito de sumar todo los costes estimados para realizar las actividades del Proyecto a través de los paquetes de trabajo y demás componentes de la EDT. Se trata de proponer y establecer un presupuesto para el Proyecto y elaborar una línea base del rendimiento del coste.
Debemos definir el coste de cada tarea: de esta manera tendremos una foto de los costes del Proyecto, tanto a nivel general, como por cada tarea del Proyecto.
El propósito de controlar los costes del Proyecto: es medir el rendimiento del coste de los trabajos requeridos para comparar su evolución en fase de ejecución respecto a lo que se había planificado. Aquí el Director del Proyecto debe recomendar los cambios que sean necesarios para eliminar las causas de cualquier rendimiento insatisfactorio.
Controlar las solicitudes de Cambio: es importante controlar las solicitudes de cambio que afectan a la línea base del rendimiento del coste del Proyecto.
Los 3 primeros procesos de la gestión del coste del Proyecto: se inician después de haber finalizado la planificación del alcance del Proyecto y con la planificación del tiempo muy avanzada. Una vez completados se actualiza el plan de gestión del coste del Proyecto. Antes de llevarlo a aprobar, junto con la línea base del coste, es necesario volverlo a repasar después de realizar los procesos de planificación de las demás áreas de conocimiento.
Selección de Proyectos basándonos en el Coste
Modelos financieros que se usan para conocer si un Proyecto es interesante para la organización
Los modelos financieros para la selección de Proyectos: se usan para determinar que Proyecto seleccionará la dirección de la organización para su puesta en marcha. Evalúan la contribución al beneficio de la empresa y utilizan los siguientes conceptos.
Los egresos: son las entradas. Lo que nos va a costar el Proyecto, la inversión inicial + gastos de operación + impuestos, etc.
Los ingresos: las salidas. Aquello que vamos a conseguir con el producto o servicio resultante del Proyectos, las ventas, etc.
La depreciación: el tipo de depreciación (lineal, acelerada, etc.) y el valor de rescate.
El flujo neto de caja: con el que se recupera la inversión. A partir de la recuperación la empresa obtiene beneficios económicos
Modelos matemáticos, deterministas o probabilistas: estos modelos usan algoritmos de programación lineal, no lineal, dinámica, entera o de múltiples objetivos. Todas ellas orientados a elegir el Proyecto que cumpla con una serie de requisitos o restricciones.
Métodos de medición de beneficios deterministas o probabilistas: modelos económicos de calificación de Proyectos, teniendo en cuenta su contribución a beneficios. Esta enfocados a comparar diferentes Proyectos o alternativas de Proyecto.
Los métodos financieros, deterministas o probabilistas: utilizan modelos económicos de medición de beneficios para seleccionar Proyectos (business case). Utilizan un enfoque orientado a la comparación entre alternativas mediante la calificación de Proyectos teniendo en cuenta solo el criterio de su contribución a los beneficios de la empresa.
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