El Acta de Constitución, project charter en inglés, es el documento emitido por el ola patrocinador/a que autoriza la existencia del proyecto. Su aprobación es el nacimiento del proyecto como tal. Por eso, en en este artículo vamos a hablar explicarte para qué sirve y a hablar de su elaboración.
El acta de constitución del proyecto contiene solo lo necesario para dejar claro el acuerdo alcanzado con las y los interesados y nos da la autoridad para iniciar el trabajo, además de la disponibilidad de los recursos necesarios para poder ejecutar el proyecto.
Características del acta de constitución
- Recoge la información importante y general para describir al proyecto y su objetivo.
- Tiene como función autorizar el inicio oficial del proyecto.
- Determina quién será el o la project manager a cargo.
- Busca generar acuerdos para evitar malentendidos durante el ciclo de vida del proyecto.
- No explica el detalle de las tareas a realizar. Eso se definirá más adelante.
- Su función se resume en tres conceptos: claridad, planificación y transparencia entre todos los implicados.
La importancia del acta de constitución según el PMBOK 6ª
- Es la confirmación de que el proyecto está alineado con la planificación estratégica de la organización.
- Sirve para que el sponsor del proyecto y la organización que lo ejecuta se pongan de acuerdo en la necesidad de iniciar el proyecto
La creación del acta
Principalmente, el acta es creada por la empresa que ejecuta el proyecto, con el objetivo principal que antes hemos comentado. La dirección del proyecto puede o no intervenir pero, acorde a nuestro criterio, su participación es importantísima para aportar a la correcta confección.
Para que el o la project manager alcance los objetivos perseguidos, la orden que recibe a través del acta debe cumplir con ciertas características:
- Ser precisa.
- Con un alcance limitado.
- Con un tiempo acotado.
- Con unos recursos definidos.
- Que comprenda el entorno que rodeará al proyecto y a la empresa.
Un mal lanzamiento del acta de constitución del proyecto puede ser el comienzo de un proyecto desastroso. Se crea estrés entre las/los interesados y nuestro equipo, no hay un punto de partida claro, se trabaja en cosas indeterminadas porque el proyecto no está definido, se malgastan recursos y se pierde la confianza entre las partes.
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